Матрица Эйзенхауэра — принцип эффективного управления временем

Матрица Эйзенхауэра — метод эффективной организации времени, помогающий добиваться быстрых и значительных результатов и всегда все успевать.

Время не купишь за деньги, а так хотелось бы овладеть секретами бытия и прибавить к суткам еще хотя бы час. Все просто: планирование – ваш идеальный помощник на пути к благополучию. Именно планирование поможет выйти из постоянного состояния цейтнота и избегать раздражительности и разочарования.

Матрица Эйзенхауэра помогает добиться большего и решает важные задачи планирования. Состояние выжатого лимона – это стандартное состояние большинства людей в конце рабочего дня. Ситуацию можно изменить с разворотом на 180 градусов.

Впервые серьезным поиском решения задачи эффективного распределения времени занялся выдающийся политик, а в прошлом талантливый военный, 34 президент Соединенных Штатов – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Все больше людей предпочитают использовать матрицу Эйзенхауэра для достижения эффективности в делах.

Создатель метода Эйзенхауэра

Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.

Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США — на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Сейчас мы четко понимаем, что тайм-менеджмент – это инструмент, который помогает эффективно планировать задачи и управлять временем, сохраняя при этом энергию. В 50-х годах прошлого столетия Эйзенхауэр не знал этого.

Была создана матрица Эйзенхауэра, которая помогала решать срочные и важные задачи. Ее не рекомендуют использовать при долгосрочном планировании, но при ежедневной постановке целей этому методу нет равных.  Элементарность использования делает пирамиду Эйзенхауэра доступной для всех людей.

Используйте матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Визуально – это 4 квадранта, в каждом из которых отмечаются задачи на текущий день. Главное — точно разграничить их по степени срочности и важности.

Условно эти квадранты делятся на:

1. Квадрант А (важно и срочно);
2. Квадрант B (важно и не срочно);
3. Квадрант С (не важно и срочно);
4. Квадрант D (не срочно и не важно).

«Такая простая задача — всего лишь вписать задачи в квадранты?», — подумаете вы. Этот метод действительно прост, но как в любом деле нужна тренировка, чтобы отточить мастерство.

Характеристика квадрантов

Для того, чтобы вы поняли, как вписать задачи в квадранты, ниже представлено подробное разъяснение для каждого из них.

Квадрант А (важно и срочно)

Если этот квадрант имеет 2 и более пунктов ежедневно, обратите внимание на самодисциплину. Идеально, когда записи в этом секторе отсутствуют. Это говорит об организованности человека и активной жизненной позиции. В случае лени и извечного откладывания «на завтра» квадрант А будет заполнен всегда.

Расставляйте приоритеты правильно и не допускайте вечного перечня в секторе важных и безотлагательных дел.

Если оставить без внимания квадрант А все-таки не удалось, вписывайте в него дела, которые соответствуют следующим требованиям:

• Это дела, срочное невыполнение которых негативно скажется на состоянии здоровья.
• Невыполнение этих дел обязательно повлечет за собой неудачи, кризис и неприятности.
• Если отложить задачу на потом, невозможно достижение конечной цели.

В квадрант А вписываем все задачи, связанные с семьей, здоровьем и карьерой. Если вы — студент, учеба также относится к приоритетным сферам.

Делегирование позволяет поручить выполнение какой-либо задачи другому человеку, однако при этом ответственность за качество выполненной работы лежит на том, кто делегировал. Научите сотрудника делать хорошо и без корректировок один раз и пользуйтесь его умением впоследствии. Корректно вписывайте задачи и все получится.

Квадрант В (важно и не срочно)

В квадрант В нужно вписать важные дела, которые не требуют сверхсрочности. Например, вы работаете в крупной организации, Ваша задача — повышение. Решающим фактором в достижении цели будет проект оптимизации работы производства. Руководитель ожидает итоговых цифр к понедельнику, а у Вас все готово уже в среду. Естественно, вопрос важный, но не требует срочного выполнения. К понедельнику еще можно перепроверить отчет несколько раз и убедиться, что заминок не будет.

Квадрант В заслуживает особого внимания. В идеале заполнен должен быть он, а квадрант А пустует. Если у Вас получится достичь этого на практике, вы на пути финансового успеха. Решайте важные и несрочные задачи ежедневно и живите счастливой насыщенной жизнью, полной ярких эмоций, развивайтесь, стройте карьеру и зарабатывайте больше денег, используйте рычаги по максимуму для достижения целей.

Квадрант С (не важно и срочно)

Появление не важных, но срочных дел сложно предугадать. Например, сломалась кофеварка. Ремонт кухонного оборудования — дело не первой важности, но все же свежезаваренный кофе придает сил и оптимизма по утрам. Начинать день с ароматной чашки бодрящего напитка гораздо приятнее, чем без него. Понимаете в чем суть квадранта С?

Метод Эйзенхауэра в планировании времени идеален, главное правильно разграничить дела. Вы научитесь этому со временем. Давайте рассмотрим еще один пример.

В магазине бытовой техники действует акция на все пылесосы. Только сегодня вы можете приобрести любой со скидкой 50%. Ваш сломался давно, но вы вполне обходитесь без него, а предложение-то заманчивое.

Итак, разберемся. Покупка пылесоса сейчас для Вас важна?

В принципе, можно повременить, если бы не одно «но»: привлекает скидка.

Это срочно?

Да, потому что по привлекательной цене пылесос доступен только сегодня.

Теперь понимаете, по каким принципам отбирать дела в квадрант С? Не спешите с распределением. Подойдите к составлению таблицы Эйзенхауэра серьезно и временные затраты компенсируются, когда вы увидите эффект от метода Эйзенхауэра.

Квадрант D (не важно и не срочно)

Человек не может постоянно держать себя в напряжении и решать только жизненно важные задачи. Иногда, необходимо перезагрузка и нам ее обеспечит список дел из квадранта D.

Некоторые считают, что это пустая трата времени и никому не нужные дела не принесут пользы и приведут к деградации. Конечно, это касается злоупотребления никотином и алкоголем. Тут спорить неуместно. Но как же быть, если речь идет о разговорах с друзьями и близкими, например? Мы — часть социума и без нейтрального общения превратимся в роботов, которые выполняют ежедневные эффективные задачи. Социальные сети проинформируют об изменениях в жизни одноклассников, а чтение интересной книги зарядит энтузиазмом и подарит новые знания.

К тому же, исходя из требований составления диаграммы Эйзенхауэра, в квадрант D стоит вносить дела, которые приносят нам комфорт и удовольствие, а именно: поход в ресторан с любимым человеком, визит к парикмахеру или посещение выставок и концертов. Эти дела приятны и полезны как мужчинам, так и женщинам.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Посмотрите примеры таблицы Эйзенхауэра здесь или здесь.

Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

• Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
• Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
• Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
• Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим расслабиться и отвлечься.

Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Пришел черед воплощать полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.

Придерживайтесь несложных правил, чтобы избежать частых ошибок новичков:

• Лучше наметить список задач с вечера. Сразу решите, чем именно Вам удобнее пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в excel в телефоне. Даже обычный лист формата А4 подойдет. Главное, чтобы данные всегда были под рукой.
• Пока вы новичок, список всех дел пишите на отдельном листе и только потом вносите в таблицу Эйзенхауэра. Позже вы сможете пропускать этот пункт и сразу классифицировать задачи по важности и нужности.
• Прочитайте перечень задач внимательно, при этом задавая себе вопрос о срочности.

При классификации дел по шкале Эйзенхауэра спрашивайте себя:

• Лежит ли данная задача в сфере приоритетных для меня ценностей? Если ответ положительный, значит это важно, если отрицательный – не важно.
• Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню эту задачу? Этот вопрос также определит степень важности.
• Степень срочности определяется продолжительностью актуальности задачи. Если завтра выполнить задачу невозможно, значит срочность первостепенная.

Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге. Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

Возьмем за основу один день из жизни школьного учителя географии.

Следуя рекомендациям из предыдущего пункта, составим перечень дел с вечера (список краткий, важно понять суть работы метода Эйзенхауэра):

1. Завтра 4 урока в старших классах: в 8.30, 10.00, 12.00 и 14.00 (между уроками займусь общественными делами).
2. Нужно выяснить, почему не пришёл аванс на карту в прошлом месяце (не хочу каждый раз ходить за наличными в бухгалтерию).
3. Хочу изменить стрижку и откорректировать цвет волос (давно об этом думаю).
4. Отправить коллеге из другого города книгу по почте (обещала, что сделаю это в начале недели).
5. Нужно сходить в супермаркет (продуктов осталось на пару дней).

В реальной жизни задач гораздо больше, но для учений обойдемся пятью пунктами.

Результат распределения дел согласно методу Эйзенхауэра:

• Как вы уже поняли 1-й пункт важный и нужный, его мы впишем в квадрант А.
• Квадрант В заполнит важное, но не срочное дело 2-го пункта.
• В квадранте С окажется срочная, но не важная задача пункта 4.
• Дела под номером 3 и 5 отправляются в квадрант D. Они не срочные и не самые важные, но принесут Вам удовольствие и позволят расслабиться.

Теперь попробуйте проделать это самостоятельно.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

• сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
• честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
• хотите оптимизировать временные затраты;
• знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
• прекращаете откладывать дела «на завтра».

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?

Тогда ответьте честно на вопросы:

• Вы всегда составляете список задач?
• Вовремя отвечаете на письма?
• Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
• Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
• В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
• Вы всегда уделяете должное внимание семье?

Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:

1. Не перегружайте себя второстепенными делами.
2. Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
3. Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
4. Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.

И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.

Вывод

Итак, матрица Эйзенхауэра – пример распределения дел. Вольтер говорил: «Утром я составляю планы, а днем делаю глупости». Эйзенхауэр предоставил идеальный метод, как этих глупостей избежать. Помогите себе стать счастливее и успешнее. Пользуйтесь таблицей на практике, и результат не заставит себя долго ждать.

Время нам не подвластно, но мы можем распоряжаться своим временем эффективно.

Яна Ахметова

Автор статей